【费用报销】七维过程管控，构筑智慧费用合规防线

在之前的文章【费用报销】企业的金矿：数字化赋能费用管理中，我们对中兴新云在企业费用管理中的知识、经验沉淀——费用管理五环进行了完整阐述，帮助大家掌握费用管理过程中需要重点关注的：审批流、内控流、核算流、资金流、数据流。

▲ 费用管理五环

其中，内控流是指企业为加强费用开支管理，制定的费用标准、财务审核的控制节点以及在整个费用报销过程中实施的预算控制、项目管理、合同关联、核销管控等过程控制。对于企业日常的费用管理而言，一套全面、完善的费用过程控制体系至关重要，需要从预算控制、项目管理、合同关联、核销管控、合规管控、额度管理、时限管理七个维度着手，对员工的费用报销行为进行全过程控制。

▲ 七维费用过程管控

预算控制

预算控制是企业根据预算规定的收入与支出标准监督各个部门生产经营活动的控制，是企业管理控制中使用最广泛的一种控制方法。中兴新云从各类预算控制要素出发，提出预算控制矩阵，根据预算维度、预算环节、预算周期、控制口径、控制方式、控制策略等多个方面对企业预算进行全方位把控。

▲ 预算控制矩阵

预算维度

预算维度是预算编制的基本要素，企业的预算维度一般包含部门维度、预算科目维度、项目维度和产品维度。多个预算维度可以组成维度组合，维度组合是预算模板的基本构成要素。中兴新云 FOL 预算控制系统支持自定义预算模板，可对预算维度进行不同组合，例如“公司+部门+预算科目”、“公司+项目+预算科目”。

▲ 预算维度组合

预算环节

预算控制发生在从企业经济业务开始，到预算执行报表发布过程中的任何节点，根据预算发生环节的不同，可以将其分为事前、事中、事后控制。在中兴新云 FOL 预算控制系统中，预算管理员可以在单据流程配置中灵活设置预算控制节点，例如在事前申请、费用报销等环节进行预算控制，自定义预算校验节点或者预算冻结节点等，帮助企业实现预算的多环节控制。

▲ 预算控制节点配置

预算周期

为适应经营管理的需要，企业会根据预算种类、预算性质将预算的编制周期划分为月度预算、季度预算或年度预算，不同的费用类型往往会使用不同的预算控制期间。中兴新云 FOL 预算控制系统支持自定义预算控制期间，企业可根据自身管理需要，选择月度、季度、年度、季度累计、年度累计等多种期间方案。

控制口径

预算的控制口径包括权责发生制和收付实现制。在权责发生制的预算控制下，预算编制的依据是企业的利润表，更关注经济资源的变动情况及利润的实现，往往被应用于资金风险较低的行业。而在收付实现制的预算控制下，预算的编制依据是现金流量表，更关注现金金额以及是否有资金流中断的风险，也多应用于传统制造业企业等利润率较低、有资金风险的企业。

控制方式

根据企业的管理需要及费用类型的不同，企业可以采用总额控制、单项控制、组合控制、累计控制和定额控制等多种方式，对企业预算控制方式进行设定，以确保达到最佳的预算管控效果。中兴新云 FOL 预算控制系统可实现灵活多种预算控制方式，支持按照****预算科目（费用项）、预算组织（部门）、项目、人员、预算周期（按月度、季度、年度、季度累计、年度累计）等多种维度的组合控制；也可以依据控制程度的不同，进行合并控制或按明细进行控制，如对部分科目或部门的预算额度进行打包控制。

▲ 预算维度管理

控制策略

预算控制策略是指系统监测到预算使用超标时，对预算申请进行控制所采取的方式，包含柔性控制和刚性控制两种控制策略。中兴新云 FOL 预算控制系统支持刚性、柔性控制策略的灵活切换，企业可根据不同的业务场景灵活选用禁止、警告、允许等多种控制策略，以实现有效的预算控制。

项目管理

项目管理是按照项目维度进行费用报销事项的领导审批、预算控制和核算入账的管理，从而达到在项目实施过程中有效管控员工费用支出的目的。

在中兴新云 FOL 费用报销系统中，员工提单时可根据实际情况选择项目提单报账人和项目，使企业后续的项目审批、项目预算控制及项目核算更加准确高效。员工提单后，系统会根据审批流、项目预算管控、项目辅助核算等配置，实现企业按照项目维度进行审批、预算控制、核算的管理需求。

▲ 建立项目预算额度

合同关联

合同关联是合同管理的功能之一，可以实现合同执行进度的实时管控，合同收付款进度的可视化，降低合同执行风险、提高合同执行效率、保证企业资金安全、确保合同核算准确。

合同管理人员可以在中兴新云 FOL 合同结算系统中录入合同信息及其收付款计划。员工进行费用报销时，在费用报销提单页面关联已录入的合同信息，并按照合同收付款计划进行支付、挂账等处理，实现合同收支管控与核算入账的全过程自动管控。

▲ 合同付款进度

核销管控

核销管控是指企业为加强公司内部管理，根据实际状况制定借款和预付款的核销规则，从而规范员工借款行为、合理管控费用支出。

中兴新云 FOL 费用报销系统支持通过设置不同的核销规则实现核销管控，例如企业可根据不同的费用事件或报销单类型进行报销规则的自定义维护，颗粒度可细分至公司、城市、部门、成本中心、级别、项目等；企业也可以根据不同的费用类型设置不同的管控力度，区分强管控与弱管控。系统支持核销管控规则的设置，可对借款进行强制核销、超期核销及不允许多笔借款等多种方式管控。

▲ 强制核销提示页面

合规管控

合规管控主要包括对单据合规和发票合规的管控，管控点包括单据或发票中的敏感字段、发票的开票时间等。

中兴新云 FOL 费用报销系统可通过流程设置、系统规则嵌入等方式对单据或发票的敏感字进行自动识别，支持内嵌八项规定，并可以根据企业管理需要新增、修改或者删除相关合规校验规则，同时在审批页面进行合规提示，进行及时预警或阻断，同时确保信息留痕。

▲ 不合规单据禁止提单

额度管理

额度管理是指企业对不同部门制定不同的预算指标，或针对不同级别的员工设置不同的报销额度，以保证对预算控制的严格遵从。报销额度可以从成本中心、部门、项目、核算主体、员工等多个维度进行管理。通过在中兴新云 FOL 预算控制系统中定义预算控制模板，可实现成本中心、部门、项目、核算主体、员工等多个维度的额度管理。

▲ 预算控制规则配置页面

时限管理

时限管理是指企业对于费用报销设置时限，从而准确地进行进项税额的抵扣，并进行企业所得税的汇算清缴，保证公司的正常经营。

报销时限管理主要是对发票报销的有效期进行管控。中兴新云 FOL 票联系统通过OCR技术提取发票的开票时间，支持针对不同发票类型配置有效期、年结宽限日期、控制方法等，如果员工报销时间点超过有效期，系统可进行警告或禁止等操作。

▲ 发票有效期规则配置页面

面对外部市场环境的动荡、企业竞争的加剧，如今企业更需要向内寻求破局之道，通过搭建全面、完善的企业费用内控机制，强化企业费用过程管控，并借助信息化、智能化的技术，以实现管理质量、效率的提升与降本增效。
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