支撑决策的四个要素03数据处理工具

（整理自陈东升-中兴新云视频号，发布于 2025 年 6 月 6 日）

第三个问题是什么呢？就是我们财务做数据处理的时候，所使用的工具。

去年，中兴新云联合厦国会、ACCA 做了一个行业数字化情况的调研。其中有一个问题是什么呢？就是现在企业在做数据分析的时候，所使用的工具到底是怎么样分布的。统计结果出来之后，现实的情况不是特别的乐观。基本的结论是这样的：只有 10% 左右的企业现在开始在尝试，也不是说它已经完全部完成了，是开始在尝试和探索用数字化的工具来进行数据的处理和分析。更多的企业是依赖于什么呢？还是依赖于传统的信息化、传统的 IT 工具，或者说是 Excel 表，来进行数据的处理。

很显然，用传统的信息化的工具、用 Excel 表，都没有办法更好地帮助我们提升数据处理的效率。所以会导致我们财务人员在做管理会计的时候、在做数据分析的时候，精力更多的还是用来要数据、催数据、等数据、核数据、算数据等等。我们的工作还是做一个表哥表姐，而没有真正地去做决策分析，真正成为企业内部的管理者和经营者。

为什么说这两个工具没办法很好地支撑我们的数据处理呢？我们首先说传统的信息化工具。前面我们讲过 IT 和 DT 的区别，传统的信息化工具本身更关注的是流程，它的底层能力在于流程引擎，每一个流程怎么跑通、每个功能节点怎么实现，这是它的特长，它不善于做数据的处理。而我们在做决策和分析的时候，更加关注的就是数据本身：怎么样做大量的数据采集、数据清洗、数据加工整理、数据建模、可视化，而且又能够拖拉拽、可配置，这种方式灵活实现。这样才能满足领导那种快速的、多变的需求。

当然可能有的同学也会讲，以前没有数字化工具的时候，我们也用信息化的工具做了很多数字化的工作，用它做了 BI 工具，做了预算系统等等。但是大家有没有考虑过一个问题：以前我们用传统的信息化工具所做的数字化场景的系统，基本上都不好用。

譬如说预算系统。我之前在中兴通讯工作的时候，管理过集团的预算管理。当时我牵头开发了 3 年，有 3 年的时间我在牵头开发公司的预算管理系统、预算申报系统。到了第四年的时候，我做了一个决定，我说算了，放弃了，我们不要做这个系统了。为什么呢？因为每一年你的预算都会有些政策、流程、组织架构等方方面面的调整，而每次这些方面一调整，你的预算系统就要跟着进行调整，就要重新编写代码，重新开发、重新测试、重新上线，这个周期是很长的。往往你的预算都已经做完了，你会发现这个系统还没搞好，它根本跟不上你业务的变化速度。

更可怕的是什么？更可怕的不是说每一年你的预算都会有变化，而是说在每一年预算编制的过程当中，你都会有一些调整。所以做过预算的朋友，我相信在你的电脑里一定会有这样的文件，就是某某年预算第一稿、第二稿、第三稿，定稿 1、定稿 2、定稿 3，定稿打死也不改，甚至打死也不改还有个 1、2、3。所以你会发现，在这么频繁变化的情况之下，你通过 IT 系统在后台进行代码的编写来调整你的系统，它远远跟不上业务需求的变化速度。只有数字化的工具，通过后台拖拉拽的方式，才能够快速满足你的需求。所以我说，用 IT 工具我们现在是很吃力的。

另外一个我们用的比较多的是什么呢？就是 Excel 表。坦诚地讲，Excel 表的功能是很强大的。我们现在敢勇敢地站出来说“我会用 Excel 表”的人不多。为什么？因为我们用的基本都是 Excel 表里的一部分功能，大部分的功能我们是没有用到的，它本身的功能是比较强大的。但是它更适用于什么呢？更适用于规模相对不大、数据量不大的小企业。对于一些大的企业，当你业务比较复杂、数据量比较大的时候，你会发现 Excel 表就没有办法支撑你高速、高效、快速的数据处理和业务运作。

Excel 表是什么问题呢？

它处理的数据量是很受限的。我用 Excel 表应该至少是 15 年前，或者 20 年前了，那个时候 Excel 表里能处理大概是 50000 行，大概是 5 万行，用的最多的功能就是 VLOOKUP。每次做一个 VLOOKUP 之后，基本上用 5 分钟的时间，我就可以喝茶聊天了，这个时间电脑就在自动地运行运算。现在数据量应该在增长，具体多少我不清楚，但我相信也应该就是以万为单位的。这个数据量，一般的企业是够了，但是对于一些复杂的场景就不够。譬如说现在国务院国资委对中央企业做资金监管，中央企业上报给国资委的资金流水数据，都是以亿条为单位的，这个时候你会发现，用 Excel 表完全是没办法处理的。这是第一，它的运算的数据量是受限的。

Excel 表是一个半自动化、半手工相结合的处理过程。Excel 表虽然可以帮我们做很多自动化的处理，但是你会发现很多时候还是要靠手工来进行操作。在这个过程当中，最终的处理结果很大程度上不是取决于 Excel 表，而是取决于我们财务工作的质量怎么样。我们财务在处理的过程当中，任何一个环节如果你处理错误了，最终出来的数据结果也就是错误的。

但是你想把它处理得全部正确，这个又非常困难。因为对于 Excel 表来讲，它的公式是内嵌的，公式是不可视的，换了一个人，你就很难明了它前面的公式都是怎么做的；你的 Excel 表处理的业务过程是不能共享的，每个人都是单机版的操作，对方更新了一个，那我就要重新在我这里做一次更新；别人给你数据的时候，可能给你第一版、第二版、第三版，你都已经做好了之后，他又给你发了一版，说我又来个第五版，你要重新更新一遍，没有更新这个数据就是错误的；等等等等。类似的，没有办法做数据的检查，没有办法做数据的核对，没有办法做数据清洗、质量的校验等等。所以你会发现，通过这种方式，最终你的结果不是取决于 Excel 表，而是取决于人的加工质量。但是人的操作就一定会犯错。

我之前在中兴通讯也管过绩效考核。我当时要把全公司的利润，对销售这一端分解到几百个办事处，对产品这一端分解到上百条产品线，从收入到成本，到费用，到减值，到直接费用、间接费用、公摊费用，到后面的应收账款的坏账等等，每一项都要基于不同的规则，向产品、向办事处来进行分摊分解。做这项工作，我们需要四五个人，花大概一周多的时间，来完成报表的制作和发布。这么多人花一周的时间，最终你会发现结果往往还是会有错误，不可避免的，或多或少的都会出现一点错误。

我们说，绩效考核数据的计算，本来是绩效考核管理体系里面的一个点，但结果为了保证这个数据是正确的，我们把绩效考核这件事情也做成一项管理体系：要明确我们的目标是什么，准确率要保证在多少，相关的牵头部门都是谁，相关的责任人都是哪些，我们的工作流程是什么，到了每个时间点应该提供什么样的数据，这个数据应该符合什么样的数据标准，如果出现错误之后，相关的人员应该怎么考核、应该怎么奖惩，等等。你会发现，针对数据计算这样一件事情，又形成了一套管理体系。而整个事情的操作过程，既耗时、耗时间、耗精力，管理成本很高，同时也没办法保证最后你的结果是正确的。这就是因为 Excel 表是一个半自动化、半手工操作的过程，而一旦你依赖于手工操作，它就一定会出现错误。

在这个时候，我们需要有一套相应的数字化工具来满足我们的要求。如果没有一套很好的数字化工具来支撑数据的操作、运算、分析，你会发现我们整个对决策的支撑力度一定会受到很大的限制。这是第三个要素。

前面这三个要素，一方面是你的业务能力，能不能找到相关的模型和算法；一方面是有没有足够的数据支撑；另外一方面是有没有工具帮助我们更好地进行相关的数据加工和处理。这几个方面任何一个方面做得不好，都会影响到我们对公司决策的支撑力度，都会使得我们的所谓的管理会计人员，你的角色还只是表哥表姐，没办法成为一个真正的经营者和管理者。