中兴新云智库
全部
出版物
出版物
  • 书籍
  • 研究报告
趋势与洞察
趋势与洞察
  • 财务数智化
  • 财务共享
  • 司库
服务与产品
服务与产品
  • 咨询与解决方案服务
  • 财务数智化技术与产品
  • AI+财务
  • 快速了解 PDF
更多资源
更多资源
  • 客户案例
  • 最新培训
  • 最新活动
  • 最新咨询
视频中心
全部
出版物
出版物
  • 书籍
  • 研究报告
趋势与洞察
趋势与洞察
  • 财务数智化
  • 财务共享
  • 司库
服务与产品
服务与产品
  • 咨询与解决方案服务
  • 财务数智化技术与产品
  • AI+财务
  • 快速了解 PDF
更多资源
更多资源
  • 客户案例
  • 最新培训
  • 最新活动
  • 最新咨询
视频中心
财务云知乎
中兴新云B站
财务云微博
联系客服
400-900-5123
中兴新云官网
欢迎访问书籍PDF报告文章
咨询服务信息系统AI+客户案例活动与资讯帮助中心
欢迎访问书籍PDF报告文章
咨询服务信息系统AI+客户案例活动与资讯帮助中心
  1. 财务信息化
  • 税务
    • 中兴新云税务管理系列解决方案:创建世界一流企业税务管理体系
    • 中兴新云税务管理系列解决方案:构建税务共享体系
    • 保利集团携手中兴新云,启动智慧税务信息系统建设项目
    • 中兴新云税务数字化解决方案:实现税务数据资产化、涉税计算自动化、风险管控常态化
    • 中兴新云 FOL 进项发票认证系统:采集、认证、抵扣、监控一站式管理
    • 11月1日起火车票无需打印报销!企业发票管理如何适配升级?
    • 中兴新云数电票管理解决方案,助力数电票全面应用落地
    • 国家税务总局发布关于推广应用全面数字化电子发票的公告
    • 中兴新云 FOL 销项发票管理系统:直联自动开票,赋能数智财税
    • 财务与会计系列文章(五)| 税务共享与税务管理系统
    • 重磅 | 2020年开启增值税发票全数字时代!
    • 【电子会计档案】一图了解增值税专用发票电子化
    • 【电子会计档案】专票电子化促进税务、档案管理流程数字化
    • 中兴新云 FOL 财务云信息系统:发票税务云
    • 电子凭证会计数据标准试点深化,中兴新云全面赋能财税数字化转型
    • 中兴新云 FOL 销项发票管理系统:直联自动开票,赋能数智财税
    • 全电发票开票试点再扩大,企业如何应对新时期发票管理挑战?
    • 一图读懂《电子发票全流程电子化管理指南》
    • 企业集团智慧税务平台建设路径研究
    • 《电子发票全流程电子化管理指南》
  • 财务数智化
    • 中兴新云赵旖旎:《2025年中国企业财务数智化趋势报告》解读(附视频)
    • 财务数智化报告 | 01 财务数智化发展阶段与建设框架
    • 财务数智化报告 | 02 财务数智化的战略牵引
    • 财务数智化报告 | 03 系统规划:以司库与共享为核心,推动信息化升级
    • 财务数智化报告 | 04 数据底座:深化数据治理与技术赋能
    • 财务数智化报告 | 05 场景实践:从效率提升迈向价值创造
    • 财务数智化报告 | 06 AI应用:大模型驱动场景创新
    • 企业财务数智化建设的五个阶段
    • 企业财务数智化转型的“财务十问”
    • 财务数智化十大场景洞察,助力世界一流财务管理体系建设
    • 陈虎:数智化转型引领财务新未来(附视频)
    • 中兴新云陈东升:解码数智趋势,赋能财务新篇
    • 中兴新云陈虎:数智赋能,迈向未来财务(附视频)
    • 中兴新云陈东升:数字化——财务的第二次解放运动(附视频)
    • 中兴新云孙彦丛:数字化重塑财务管理体系
    • 中兴新云郭奕:数智赋能,迈向未来财务(附视频)
    • 中兴新云郭奕:数智化驱动未来财务
    • 中兴新云扶冰清:财芯——创建企业智能计算中心(附视频)
    • 财会月刊 | 陈虎 郭奕:企业财务数智化发展趋势与转型框架
    • 财会月刊 | 陈虎 郭奕:数智化时代的新型财务管理组织体系
    • 财务与会计 | 陈虎 赵旖旎:企业数据资源入表核算要点、实施难点及建议
    • 陈虎:财务数字化变革的路径与策略(附视频)
    • 财务与会计 | 郭奕 刘雅琼:基于项目全生命周期管理的财务数字化转型实践——以高新技术企业Z公司为例
    • 陈虎:把握数据关键要素,以财务数字化助企业基业长青
    • 世界人工智能大会 | 陈虎:数据、算法、场景——重塑智能财务(附视频)
    • 中兴新云孙彦丛:智能、算法、模型——智算世界,未来已来(附视频)
    • 中国会计学会学术年会 | 陈虎:数字化再造财务(附视频)
    • 【财务数据价值链】如何理解财务数字化?
    • 【财务数据价值链】数字化技术平台助力数据价值挖掘
    • 【财务数据价值链】数据价值体系:财务会计与管理会计数字化场景
    • 【财务数据价值链】数据价值体系:业务支持与决策支持数字化场景
    • 【财务数据价值链】数据价值体系:财务数据治理五部曲
    • 【财务数据价值链】数据发挥价值的途径
    • 【财务数据价值链】第一步:业务需求分析
    • 【财务数据价值链】第二步:数据采集
    • 【财务数据价值链】第三步:数据清洗
    • 【财务数据价值链】第四步、第五步:数据探索与数据算法
    • 【财务数据价值链】第六步:数据可视化
    • 财会月刊 | 陈虎 郭奕:数据价值体系推动财务数字化转型
    • 财会月刊 | 陈虎 孙彦丛:DT时代下基于数据价值链的财务变革
    • 财会月刊 | 陈虎 刘雅琼:财务数据源及数据采集研究
    • 财会月刊 | 陈虎 杨利明:数据分析在财务领域的应用研究
    • 财会月刊 | 陈虎 朱子凝:数据可视化的财务应用研究
    • 中兴新云:财务数字基建 赋能企业转型
  • 财务共享
  • 司库
    • 全国各省司库政策汇编与工作部署(更新至2025年9月)
    • 中兴新云司库咨询服务:数智赋能,建设世界一流司库体系
    • 一图读懂《关于推动中央企业加快司库体系建设进一步加强资金管理的意见》
    • 中兴新云赵旖旎:司库政策解读(附视频)
    • 企业司库管理的内涵、体系建设和发展方向
    • A公司资金风险管理体系建设实践
    • 钢铁制造企业B集团司库数字化转型实践 
    • 全球化经营企业境外资金管理实践——以综合性跨国企业C集团为例
    • 电子信息企业D公司债务融资管理实践
  • 财务信息化
    • 财政部等九部门:关于推广应用电子凭证会计数据标准的通知
    • 电子凭证会计数据标准全面推广,中兴新云助力企业电子凭证全链路管理
    • 中兴新云孙彦丛:智能、算法、模型——智算世界,未来已来(附视频)
    • 财务与会计 | 郭奕 董琳:化工企业Y公司电子凭证会计数据标准化应用实践
    • 火车票无需打印报销!企业发票管理如何适配升级?
    • 【落实一利五率】以共享服务为基础,健全完善会计信息治理控制机制,夯实会计信息质量
    • 一图读懂《电子发票全流程电子化管理指南》
    • 【费用报销】企业的金矿:数字化赋能费用管理
    • 【费用报销】发票采集的“五个自动化”
    • 【费用报销】智能审核系统:赋能财务审核,筑牢内控“防火墙”
    • 【费用报销】七维过程管控,构筑智慧费用合规防线
    • 【费用报销】费用云图:高效赋能企业费用管理数字化
    • 【共享运营】用绩效管理系统激发共享中心组织活力
    • 【共享运营】出纳工作台与支付网关:保障资金安全,提升支付效率
    • 【共享运营】员工信用管理:让“信用”规范报销行为
    • 【共享运营】财务质量稽核:机制+技术+可视化,建立共享中心质量大坝
    • 【共享运营】财务共享服务中心如何实现智能化任务分配?
    • 共享运营云图:共享服务中心的“体检报告”
    • 财务与会计 | 消费电子企业A公司销售流程业财一体化的探索与实践
    • 财务与会计 | 中兴新云郭奕:关于推进科研经费无纸化报销的思考
    • 财务与会计 | 科研经费报销信息化管理现状与无纸化报销展望——基于典型科研单位的调研问卷分析
    • 财务与会计 | 陈虎:云技术在会计领域的应用
    • 【财务信息技术】财务云:从共享服务到财务数字化
    • 【财务信息技术】会计大数据分析与处理技术:助推数据赋能财务新未来
    • 【财务信息技术】数字化时代电子会计档案应用研究
    • 【财务信息技术】电子发票:助力财务管理创新实践
    • 【财务信息技术】基于价值创造的智能人机协同
    • 【财务信息技术】数据挖掘技术在大型企业集团财务管理中的应用
    • 【财务信息技术】智能流程自动化(IPA)技术解读及其应用
    • 【财务信息技术】移动支付下的会计管理变革与发展对策
    • 【财务信息技术】新一代ERP技术的特征与应用
    • 【财务信息技术】数据中台:让财务数据用起来
    • 中兴新云:政府机构内部控制信息化建设探索
    • 财会月刊 | 基于RPA技术的财务机器人应用研究
    • 财会月刊 | 财务机器人的选择和实施方法探究
  • 穿透式监管
    • 中国证监会《上市公司2024年年度财务报告会计监管报告》
    • 大型企业穿透式监管建设的“十问”
    • 陈虎:数智化转型引领财务新未来(附视频)
    • 中兴新云郭奕:如何理解并建设穿透式监管体系(附视频)
    • 陈虎:数智化时代的财会监督(附视频)
    • 财务与会计 | 陈虎 赵旖旎:数智化时代的财会监督
  1. 财务信息化

财会月刊 | 财务机器人的选择和实施方法探究

image.png
本文发表于《财会月刊》2019年19期
田高良1(博士生导师),陈虎2(博士),
赵旖旎2,贝成成1
【摘要】通过挖掘企业现有财务流程中的常见痛点,引入财务机器人的概念,并对财务机器人的选择和实施方法进行了详细探究。企业需要根据自身实施条件、评估实施收益进行选择;通过策略与评估、设计与构建、实施上线、运营与优化四个阶段及其详细步骤进行实施。这一套从理论出发、于方法落脚的实施办法,将成为财务机器人实施的重要方案支持,助力财务机器人的上线运营。

一、传统的企业财务信息化面临的问题#

传统的企业财务工作流程具有如下特点:
财务人员日常工作重复性高、内容枯燥,导致财务人员缺乏工作积极性,工作效率低;
主要依赖于人工作业,手工密集型工作多,消耗大量人力和时间,无形提高了企业人力成本;
相比于系统自动化处理,人工进行业务处理出错率也更高。
因此,企业需要通过提高财务信息化和自动化的水平来解决这些痛点。但是,企业传统的财务信息化的过程会遇到以下的问题。

(一)系统集成困难,业务出错率高#

目前,大多数企业使用的财务信息系统都来源于外部采购,而这类信息系统存在与企业内部其他应用没有集成,且对接起来较为复杂,无法实现统一门户登录、数据多点同步应用等的问题;同时,数据需要跨多个系统和岗位进行传输,导致跨系统、跨岗位之间数据手工处理存在较高错误率及沟通成本。

(二)数据非结构化,信息反馈滞后#

财务部门是企业天然的数据中心,每天都会生成和处理大量的数据,在财务基础业务之外,数据的汇总和分析,以及信息的反馈也是财务部门重要的工作内容之一。但是,在数据处理过程中,由于大量的数据没有电子化、结构化,数据的汇总和统计分析往往滞后,无法实时反馈信息。

(三)稽核覆盖不全,存在合规风险#

人工录入、手工操作的方式往往会带来不可避免的人为错误,但受限于时间和人力的成本,公司内部对于财务单据的稽核和审计只能通过抽样的方式进行,无法达到100%全覆盖。在这种传统作业模式和抽样稽核方式下,无法有效控制合规风险。

二、财务机器人的具体实施与使用价值#

(一)财务机器人的定义#

对于传统的企业财务信息化过程中存在的上述问题,财务机器人是一种高效的解决方案。财务机器人是机器人流程自动化(RPA)在财务领域的具体应用,是以RPA技术为主,结合一系列认知技术来代替传统人工的财务数字化应用技术。财务机器人能够针对财务的业务内容和流程特点,以自动化处理替代财务手工操作,辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务,从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量。

(二)财务机器人的实施要求#

财务机器人的实施与应用也需要一定的前期准备与条件,具体可归纳为以下四点:

1.规范标准的流程#

机器人的实质是在企业信息系统上的外挂程序,并不是所谓的智能化,而是需要依赖于明确的规则和流程。财务机器人通过用户接口,基于既定的规则和规范标准的流程,完成低附加值、重复的工作,例如接收票据、审核、出具报表等工作。企业的经营活动,如评估和决策,难以使用规则进行定义,因此不属于RPA的功能范畴。

2.结构化数字化的数据准备#

财务机器人仅能对大量结构化、数字化的数据和信息进行识别处理,可以结合OCR智能识别、语音识别等认知技术,将数据结构化、信息数字化,为财务机器人的工作奠定数据基础。例如,财务机器人可以依据信息系统生成的支付列表,进行网银支付操作;可以依据已有的纳税申报数据,自动计算税额并进行定期的纳税申报;可以根据合同台账中的结构化收款信息,定时发送邮件进行款项催收等。

3.稳定的操作环境#

财务机器人的日常运转必须建立在稳定的环境下,在实施之前,企业需要对自身软硬件及网络环境进行评估,尽量减少网络连接速度、页面打开速度、文件打开速度、人为干扰等环境因素对机器人运行的影响。同时还应当具备完善的财务机器人异常处理机制,从而使机器人始终保持在高速度、高质量的24小时工作状态。

4.技术人员的储备#

人员是部署财务机器人的重要一环[1]。相比于传统的软件开发,财务机器人的开发及管理难度相对较低,企业相关人员不需要具备完备的软件开发能力,但为了方便对财务机器人的日常管理和维护,仍应具备一定的软件编程语言、信息化系统基础,熟悉RPA平台的运行方式。

(三)财务机器人的使用价值#

以往企业提升财务工作效率的方式主要是增加人力或采用传统的模式开发财务软件。但是,前者会增加成本,后者的系统升级周期长,往往业务模式已经发生改变,系统还没有开发上线。因此,企业难以兼顾成本与效率。
在这种情境之下,财务机器人的出现为企业提供了第三种选择,并且具备以下明显优势:

1. 业务处理效率高、成本低#

财务机器人可以不间断切快速地处理大量重复的工作,比传统手工操作更为高效;相比于财务信息系统,采购和升级、实施和运维的成本更低,并且后续的替换较为容易。

2. 联动多个业务系统,准确率高#

财务机器人能自动操作整个业务流程,联通多个异构系统,反应速度快、准确率高。能够较大程度地消除人为因素的不利影响,且整个操作过程有完整、全面的追踪记录,降低了业务风险。

3. 流程的管控性强#

财务机器人的可访问性和可视性极高,管理员通过管理终端对机器人进行统一调度、分配管理和实时监控,保证机器人运转中各个流程的准确性和运行稳定性,加强了财务与业务数据的可追溯性和透明度,有助于企业的流程管控。

4. 有助于企业实现流程优化#

财务机器人能够将工作流程模块化,当遇到影响效率的阻碍点时,可以利用技术手段解决问题,在完整的业务流程中起到替代人工操作、自动执行命令的作用,从而实现流程优化。

三、财务机器人的选择和实施方法#

财务机器人的实施与企业其他信息系统的实施有相似之处,可分为策略与评估、设计与构建、实施上线、运营与优化四个步骤。由于不同企业的规模大小、业务流程复杂度、人员统筹配合度等有所不同,因此每个企业应结合自身业务流程运营现状,确定最优的实施步骤。

(一)确定实施策略,评估解决方案#

1.确定方案策略与指导原则#

财务机器人实施的方案策略和指导原则,需要依据公司经营策略及业务流程而制定,在财务机器人前期流程评估、中期开发测试、后期优化升级的实施全过程中起着至关重要的指导作用。企业在确定财务机器人实施方案策略时要确定实施目的、实施框架、责任分工、经费预算。
(1)实施目的。企业应将RPA的功能与企业业务流程相结合,从而确定企业实施财务机器人的目标,如财务机器人将被用于哪个财务流程上、解决何种痛点。
(2)实施框架。企业财务机器人的实施从宏观上可分为三个步骤:①前期评估,包括对企业业务流程的评估和供应商的评估;②中期开发测试并上线,包括确定基于RPA的新业务流程、进行软件配置与开发、机器人试点上线及推广上线;③后期运营与优化,包括机器人的日常维护、运营阶段反馈的优化解决。
(3)责任分工。RPA作为数字化劳动力,可以应用于任何规范化流程中,它为企业带来的效益应当从企业整体层面来衡量,而不仅仅局限于财务部门本身。因此,财务机器人的实施应得到企业高层管理者的认可与支持,由财务部门牵头并主导,IT部门积极参与并配合实施,分工合作。
(4)经费预算。财务机器人的实施涉及财务业务流程的升级和优化、应用软件的配置和开发以及机器人的上线运行和维护,预算涉及项目较多。因此,在项目实施之前,应尽可能准确详细地预估各项费用支出,为项目的顺利实施提供足够的资金支持。

2.针对需求梳理,评估业务流程#

以目标需求为导向,对企业财务业务流程进行穿行和梳理,评估各流程的业务特性,选择适合实施财务机器人的业务流程。关于如何评估各业务流程是否适合使用财务机器人,本文给出以下七个方面供企业参考:
(1)体量和规模要求。财务机器人可替代部分人工,24小时不间断工作,对于体量和规模较大的业务适合借助财务机器人进行处理,实现人力资源的释放。
(2)劳动密度和劳动重复性。财务流程中需要人工处理的部分占比越大,就意味着劳动重复性越高、差错率越大,这也意味着财务机器人施展的机会越大。
(3)流程数字化程度。财务机器人并非严格意义上的人工智能,机器人对单据文件的处理须建立在数据已经结构化、信息已经数字化的基础上。因此,具备数据基础的流程适合实施财务机器人。
(4)流程是否贯通异构系统。财务机器人可分别登录多个系统自动执行任务,无需对系统进行改造和开发,便可以实现数据交互和传递。因此,当流程贯通异构系统数据交互困难时,可考虑使用财务机器人。
(5)风险和用户体验协同。适用财务机器人。若财务流程必须要人工参与从而保证用户体验,则机器人同样不适用。
(6)战略重要性。战略重要性较低的流程通常是事务特征较明显的流程,这种流程往往需要用些自动化手段。流程的战略重要性越高,越需要人工参与,如企业远景规划、战略制定和外部关系管理等,这类业务也不适用于财务机器人。
(7)短期系统升级的可能性。对于短期内有系统升级或更换底层和支持系统计划的企业,暂时不应考虑实施财务机器人。

3.供应商评估与选择#

供应商评估的基本准则是“Q.C.D.S”原则,即:质量(Quality)、成本(Cost)、交付(Delivery)与服务(Service)并重的原则[2]。企业在供应商选择时要遵循“打量自身、考量对方、达成一致”的原则,“打量自身”即明确自身需求;“考量对方”即对供应商的细致评估;“达成一致”即在完成上述两个步骤后,最终选择能够满足企业个性化需求的供应商进行合作。

4.明确机器人方案适配性#

根据上述七个业务流程评估标准以及以往经验数据,下表为业务流程RPA适配度统计表,此处的适配度仅作为理论分析结果,企业在确定业务流程RPA适配度时应结合自身业务流程现状,灵活运用评估标准进行分析。
image.png
表1 业务流程适配度统计表
由上图表可以看出,企业各业务流程均有一定程度的RPA适配度,资金管理业务流程RPA适配度最高,其次是报销管理、应收管理、应付管理及档案管理,再次税务管理和总账管理,而成本管理、资产管理、预算管理、绩效管理及合规管理的RPA适配度较低[3]。

5.投入产出评估与实施优先级排序#

在财务机器人的实施评估中,对于投入产出分析是很必要的。在进行成本投入计算时,企业实施财务机器人的投入成本可按前期评估、中期开发上线、后期运营维护三个阶段分别分析,每个阶段包括资金成本、人力成本和组织管理成本,对成本的预算应尽可能详细。
德勤《2017年全球RPA线上调研报告》调研所得数据表明,企业在试点实施RPA中获得了更多创造效益的途径,即收入和生产效率效益可能超越成本效益。除24小时不间断工作能力和成本缩减外,RPA带来的效益还包括合规性、流程规范性、管理水平的提升等[4]。
通过对不同RPA流程的投入产出比进行比较,最终得出各流程的机器人试点优先级排序,对适配度最高的业务流程进行财务机器人试点。

(二)确定流程逻辑,评估开发量#

1.确定流程细节逻辑#

在确定流程细节逻辑之前首先应明确RPA的基础功能,判断现有业务流程中每一步骤如何运用RPA实现替代,目前市场上的RPA基础功能有数据检索与记录、图像识别与处理、平台上传与下载、数据加工与分析、信息监控与产出等。下面以增值税进项发票管理(查验、抵扣、归档)的人工操作流程为例进行分析
image.png
图1 增值税进项发票管理的现有流程细节逻辑分析
上图为增值税进项发票管理的现有人工处理流程,包括十个工作环节,并对每个环节的财务机器人替代逻辑进行分析:
①利用OCR识别技术可替代人工查看纸质发票;
②机器人可自动登录异构系统,并打开发票查验平台;
③机器人的上传功能可自动完成数据上传,数据录入功能支持发票信息的自动输入;
④利用机器人数据核对和错误识别功能完成发票查验;
⑤利用机器人数据下载功能在Excel中记录结果;
⑥利用机器人异构系统贯通功能登录发票选择确认平台;
⑦利用机器人数据下载功能实现下载批量勾选清单;
⑧利用数据映射实现匹配发票清单并勾选;
⑨机器人的数据上传功能支持上传批量勾选清单进行认证;
⑩数据验证实现确认勾选环节。

2.确定基于RPA模式的新的业务流程#

企业在确定了业务流程每个环节的RPA替换逻辑后,需对业务环节连点成线,确定新的基于RPA模式的业务流程。RPA业务流程无需与人工业务流程环节完全一致,在保证流程完整的基础上,可考虑RPA自身优势,进行环节的合并或拆分。
通过对业务流程细节的逻辑分析及RPA程序替代,对替代后的细节进行梳理,可以得到基于RPA的新的业务流程。

3.确定机器人软件配置与开发工作量#

(1)软件配置
确定了基于RPA模式的新业务流程后,需对新流程各环节中的IT系统或应用程序进行软件配置,并确定软件开发的工作量。新流程中并非每个环节均需配置相应的软件系统,通常情况下,多个环节可在同一IT系统或互联网平台上完成。此项工作一般需参考IT专家的意见,以此为基础确定由IT部门配合财务部门完成开发工作,或寻求供应商支持。
确定软件配置之后,需在IT专家的协助下,确定软件开发的工作量,由此开始RPA流程的正式上线工作。
(2)人员配置
财务机器人的实施上线需要业务人员、IT部门以及供应商共同协调完成。机器人实施过程中的关键人员配置有以下六类:
①基础架构团队:负责设置所有服务器和虚拟机,并且保证RPA工作所需的服务器或工作站的整体运行效果。
②应用开发专家或主管:与供应商合作,更新和管理RPA工作的应用程序;确保将自动化工具正确运用到应用程序中;管理所有信息技术基础结构库的构建和更新。
③技术业务分析师:参加供应商培训,确保所有培训文档和支持信息随时可用,提供内部培训以支持RPA工作。
④业务分析师:与IT经理和业务部门合作,协助创建相关文档,确保RPA的工作正常进行。
⑤IT自动化经理:从技术角度管理整体RPA工作,应具有应用程序开发的相关经验;具备基本的项目管理技能,能推动任务完成;负责管理整个IT RPA部署工作,包括管理RPA工作所需的所有技术资源、构建RPA部署标准。
⑥应用合规专家:管理应用程序的访问权限,并且具有足够的技术和足够的精力与业务部门合作。
当业务和技术合作伙伴准备进行RPA全面实施时,其他一些关键角色也非常重要,具体包括:
①RPA领导:RPA领导必须有很强的商业头脑和技术头脑,他们将与其他配置专家一起执行代码评审;定期与组织中的配置专家召开会议,将专家遇到的问题进行优先级排序。
②项目经理:项目经理、IT自动化经理和RPA领导一起工作,最终目标是向领导团队提出建议,以便在整个组织中以最有效的方式部署RPA[5]。

(三)开发测试与上线推广#

1.软件配置与开发#

关于软件配置,企业可选择从外部第三方直接购买成型的RPA产品,或者选择基于个性化需求自主研发RPA应用。目前,市场上RPA商业产品有很多,且功能多样,因此在选择时需要综合考虑多方面因素,如购买价格和运维成本、公司规模和业务量、产品功能是否满足个性化需求、已实施案例对比等,还包括实施方的RPA实施经验和后期运维响应的及时性等。
企业也可选择由IT部门针对本企业自身需求自主开发财务机器人应用。市场上第三方机器人产品尽管软件许可证费用较高,但是具有功能完善、开发工具强大、开发周期较短、维护成本低的优势。相比之下,自主开发的财务机器人应用具有不需要软件许可证费用、可以只针对企业所需要的特定功能进行开发、与业务系统集成更深的优势,但是其可支持功能一般较单一,且由于没有相关经验,自主开发周期相对较长、运维成本也较高。企业需根据实际需要和预算进行决定。

2.协调组织流程测试#

通过对基于RPA的新业务流程协调组织进行测试,充分发现新流程存在的问题和漏洞,并提出改进解决方案,为财务机器人的试点上线提供基础和保障。
(1)制定方案
流程测试是财务机器人试点上线前的实战演练。在此阶段阶段,项目人员需要制定完备的《流程测试方案》,以保证基于RPA的新的业务流程正常工作。流程测试方案主要内容包括:
确定流程测试的时间、范围;
与配合部门、其他业务流程的测试分工和沟通机制;
确定RPA实施运行团队成员组成和分工,安排项目现场人员、后台支援人员、试点人员、业务和系统人员名单;
确定测试工作计划和内容。
(2)测试问题跟踪与解决
财务机器人流程测试过程中,难免会遇到来自软件配置、节点对接等多方面的问题,项目人员需要在测试过程中对发现的问题进行持续跟踪记录,不断优化流程细节,为试点上线做好准备。因此,需要通过编制《流程测试问题跟踪表》,使项目人员及时发现流程运行中存在的问题、记录使用者的反馈意见,并针对意见制定解决方案,持续跟进问题的解决动态,直到问题解决,状态关闭[6]。
《流程测试问题跟踪表》通常包括对问题的描述、重要性评估、反馈人员、反馈时间、解决方案、解决方案负责人、预估解决时间等。

3.机器人自动化流程试点上线#

在完成基于RPA的新业务流程测试、优化和改进之后,财务机器人的实施进入试点上线阶段。在此阶段,需建立财务机器人运行的SOP(Standard Operating Procedure, 标准作业程序)文件,并进行组织管理模式的转型。
(1)SOP文件
建立财务机器人运行的SOP文件,有助于提高财务机器人运作的规范化,形成有效的问题解决机制,并为其推广实施奠定坚实基础。财务机器人自动化流程试点上线是按财务机器人实施计划展开的,是财务机器人实施项目的落地阶段,SOP文件除了详细记录试点财务机器人各环节的具体运行状况、人员分配等基础操作外,还应包括风险防范等内容。
(2)组织管理模式的转型
在财务机器人试点上线阶段,需确立基于RPA业务流程的新的治理模式、管理机制和组织架构。治理模式包括政策、人员和流程的更新与变化,适合企业的新治理模式能够提升治理水平以匹配企业先进的生产力,而治理模式具体包括政策、人员和流程的更新。管理机制包括与RPA相关的信息技术控制机制,通过严格的管理机制来保障自动化应用的安全和持续运行。组织架构包括岗位架构的调整和带来的人员技术及KPI的设置,目的是促进企业不断推动自动化及智能化转型。

4.机器人自动化流程推广上线#

财务机器人的推广上线是在试点上线的基础上,实现财务机器人的全场景、全流程、全范围上线。这个阶段,需要全面定义业务目标,进行流程自动化的重新评估及部分流程设计,建立完整的部署路线图,梯次开发财务机器人,完善RPA的管理模型,同时培养员工具备RPA的设计、管理及维护能力[7],并建立组织治理结构和卓越中心,完善包括KPI绩效、持续改进机制、培训及沟通等方法。
(1)流程重估
财务机器人的功能在于实现流程自动化,因此企业在实施RPA项目时,需要因地制宜,站在流程优化和自动化的层次上看待问题,结合试点财务机器人的运行效果,在企业全范围内对业务流程进行再评估,并进行优先级排序,建立财务机器人推广实施部署路线图。
(2)软件再开发
相比较RPA流程试点上线阶段,在推广阶段,企业更可能选择由IT部门自主开发RPA应用,一方面是由于推广阶段涉及的业务流程较多,时间期限较长,另一方面是企业已在试点阶段积累一定的经验。
(3)人员培养
基于RPA的业务流程需要更多的业务决策人员而非操作人员,同时需要有专人能够进行RPA的设计和日常管理维护。因此,在推广阶段,企业应致力于培养财务决策分析人员和RPA专业人才。
(4)组织完善
试点阶段,企业已开始进行组织管理方式的转型变革。而在推广阶段,企业应进一步完善RPA实施的组织管理模式,引进卓越中心,完成对RPA实施的架构、团队、人员的部署和优化;设立KPI考核制度;制定员工培养及沟通方法,以及《上线培训课程体系安排》、《系统培训完成确认书》及《实施阶段性沟通汇报机制》。

(四)运营维护与优化提升#

1.机器人软件工具的日常维护#

在财务机器人运行过程中,软件工具是最基础、也是最重要的资产。进行软件工具的日常维护,有助于减少软件运行中的突发性故障,保障财务机器人的正常运行。
财务机器人最突出的优势在于节省人力成本和提高数据录入准确性。一方面,正常情况下,财务机器人将保持7×24的工作模式,长时间不间断的工作模式将加速计算机硬件设施的损耗,从而为计算机软件的正常运行带来潜在风险。另一方面,理论上,在保证所提供信息正确的前提下,机器人的录入准确率能够达到百分之百,企业对财务机器人的输出持有极高的信赖度,但由于财务机器人是基于特定指令进行批量操作,若某项指令或程序出现错误,财务机器人输出结果的错误将呈现倍数放大,严重影响财务人员的决策,造成不可估计的后果。因此,在后期计算机硬件设施和软件工具的日常维护中,企业也需要投入一定的人力和成本[8]。
财务机器人软件的日常维护应由财务部门和IT部门共同完成,建立《软件工具维护日志》,以记录每次维护时发现的异常,并及时给出解决办法。

2.收集运营阶段的反馈#

由于财务机器人的实施是一个持续演进的过程,这就需要具备持续改进的意识,建立不断自我优化的机制。
自我优化的第一步即收集运营阶段的反馈,该反馈来自两方面:一是业务人员需要根据企业业务领域的拓展、战略目标的转变带来的业务流程的改变,以及法律法规引起的账务处理流程变化进行反馈;二是IT人员需要对部分软件工具的局限性进行反馈,避免其成为机器人运行过程中的障碍,并在财务机器人运营阶段建立《问题日志》以及完善的问题反馈机制。将业务人员及IT人员的日常反馈收录在《问题日志》中,由项目负责人复核,与高层领导商讨解决方案。

3.根据运营阶段的反馈调整RPA配置#

财务机器人的实施,实现了企业传统业务流程向基于RPA业务流程的转变,而财务机器人的持续改进,将使其向更智能、更贴合企业业务的方向发展。
对于财务机器人的优化升级,可以从上述《问题日志》入手,调整RPA配置,优化业务流程。业务层面的问题可以通过调整业务架构来优化;IT层面的问题可以通过调整IT架构(包括数据架构、系统架构、集成架构)来实现。
主要参考文献:
[1]商思争, 陈建芸, 戴华江,等. 会计机器人时代应用型高校会计专业财务会计课程地位探讨[J]. 财会月刊, 2018(5).
[2]基于ERP系统的供应商库存管理应用[J]. 米绍行. 现代电视技术. 2012(11)
[3]孙逸,董志强. RPA:财务智能化的必经之路[J]. 新理财, 2017(11):64-65.
[4]德勤.机器人业已就位 您是否准备就绪?数字化劳动力中有待开发的优势[R]. 2017.
[5]Kelly Wibbenmeyer.The Simple Implementation Guide to Robotic Process Automation (RPA)[M]. iUniverse, 2018.
[6]财务共享服务的实施进行曲[J].首席财务官,2016(24):46-49.
[7]余应敏, 王彩淋. 财务机器人对会计行业的影响及其应对策略[J]. 会计之友, 2018(7):54-56.
[8]陈虎,孙彦丛等. 财务机器人——RPA的财务应用[M].北京:中国财政经济出版社,2019年.
作者单位:
1.西安交通大学 西安 710049
2.深圳市中兴新云服务有限公司 深圳 518000
获取本文PDF版:
image.png
同时,关注【财务云】微信公众号,在对话框输入下载码“0306”即可下载本文PDF。

扫码加入财务云读者群

#财务数智化 #财务共享服务 #前沿观点 #最新报告 #行业案例

扫码加入
上一页
财会月刊 | 基于RPA技术的财务机器人应用研究
下一页
中国证监会《上市公司2024年年度财务报告会计监管报告》